Willkommen im Rendesk Hilfe-Center
Hier findest du Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Erklärungen zu allen Funktionen und Antworten auf häufige Fragen.
📋 Vermietung erstellen
Lerne, wie du eine neue Vermietung anlegst, Artikel zuweist und den Kunden benachrichtigst.
Zur Anleitung →🤝 Übergabeprotokoll
Dokumentiere die Übergabe digital mit Fotos, Zustandsangaben und Unterschrift des Kunden.
Zur Anleitung →📄 Angebot erstellen
Erstelle professionelle Angebote mit Positionen, Rabatten und MwSt. – direkt per Mail versenden.
Zur Anleitung →⚙️ Einstellungen
Richte dein Konto ein: Firmenname, MwSt, SMTP-Mailversand und weitere Optionen.
Zur Anleitung →Dashboard
Die Startseite nach dem Login – dein täglicher Überblick über alle anstehenden Vorgänge.
Tabs: Heute / Morgen / 7T / 30T
Das Dashboard zeigt Vermietungen gefiltert nach Zeitraum. Der Morgen-Tab zeigt einen Badge mit der Anzahl der morgigen Übergaben und Rückgaben, damit du nichts übersiehst.
Überfällige Rückgaben
Vermietungen, deren Enddatum bereits vergangen ist, aber noch im Status „Aktiv" sind (Rückgabeprotokoll noch nicht abgeschlossen), werden im Dashboard als Überfällig hervorgehoben. So hast du immer im Blick, welche Rückgaben noch ausstehen.
Schnellstart – In 5 Minuten startklar
Diese Anleitung führt dich durch die wichtigsten Schritte, um Rendesk sofort produktiv nutzen zu können.
Schritt 1 – Konto einrichten
Einstellungen öffnen
Navigiere im Menü zu Einstellungen. Trage deinen Firmennamen, deine Adresse und ggf. eine eigene E-Mail-Adresse ein.
Kategorien anlegen
Gehe zu Kategorien und erstelle Gruppen für deine Artikel, z. B. „Zelte", „Beleuchtung", „Audio". Kategorien helfen bei der späteren Suche.
Artikel anlegen
Gehe zu Mietartikel und lege deine ersten Artikel an. Gib Name, Preis und verfügbare Menge an.
Schritt 2 – Ersten Kunden anlegen
Kundenverwaltung öffnen
Klicke im Menü auf Kunden und dann auf Neuer Kunde.
Daten eintragen
Fülle Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und optional Adresse und Telefonnummer aus.
Schritt 3 – Erste Vermietung erstellen
Neue Vermietung
Klicke auf Vermietungen → Neue Vermietung (oder das „+"-Symbol in der Navigationsleiste).
Kunden & Zeitraum wählen
Wähle den Kunden aus, lege Start- und Enddatum fest und wähle Selbstabholung oder Anlieferung.
Artikel hinzufügen
Wähle die gewünschten Artikel, Zubehör und Verbrauchsmaterial aus. Rendesk prüft automatisch die Verfügbarkeit.
Speichern
Klicke auf Vermietung anlegen. Die Vermietung erhält automatisch eine Nummer und startet im Status „Anfrage".
Vermietungen
Das Herzstück von Rendesk – hier verwaltest du alle Mietvorgänge von der Anfrage bis zur Rückgabe.
Status-Workflow
Jede Vermietung durchläuft folgende Zustände:
Filter & Suche
Die Vermietungsliste bietet mehrere Filtermöglichkeiten:
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Datumsbereich | Von/Bis-Felder filtern alle Vermietungen, deren Zeitraum sich mit dem gewählten Bereich überschneidet. |
| Status | Filtere nach Anfrage, Bestätigt, Aktiv, Abgeschlossen usw. |
| Rechnung ausstehend | Zeigt abgeschlossene Vermietungen ohne Lexoffice-Rechnung. Nur sichtbar wenn Lexoffice aktiviert ist. |
| Suche | Sofortige clientseitige Filterung, nach 700 ms wird zusätzlich der Server abgefragt. |
Neue Vermietung anlegen
Klicke auf „Neue Vermietung"
Entweder über den Button in der Übersicht oder das „+"-Symbol in der mobilen Navigation.
Kunden auswählen
Wähle einen bestehenden Kunden aus oder lege direkt einen neuen Kunden an.
Zeitraum & Lieferart
Lege Start- und Enddatum fest. Wähle zwischen Selbstabholung (Kunde holt selbst ab) und Anlieferung (du lieferst und holst ab). Bei Anlieferung wird die Lieferadresse abgefragt.
Artikel & Material
Füge Mietartikel, Zubehör und Verbrauchsmaterial hinzu. Rendesk zeigt sofort Konflikte an, wenn ein Artikel in diesem Zeitraum bereits vermietet ist.
Kaution & Notizen
Optional: Kaution hinterlegen und interne Notizen hinzufügen.
Vermietung bestätigen
Im Details-Tab der Vermietung kannst du den Status auf „Bestätigt" setzen. Damit ist die Buchung verbindlich und der Lagerbestand wird reserviert.
Die vier Reiter (Tabs)
| Tab | Inhalt |
|---|---|
| Details | Kundendaten, Zeitraum, Lieferart, Status, Kaution, Notizen. Hier findet die Hauptverwaltung statt. |
| Material | Alle Artikel, Zubehör und Verbrauchsmaterial der Vermietung. Nachträgliches Hinzufügen oder Entfernen möglich. |
| Angebot | Erstelle ein Angebot mit Positionen und sende es per E-Mail. Nur im Plus- und Unlimited-Plan verfügbar. |
| Aufgaben | Aufgaben direkt zur Vermietung erstellen und zuweisen. Werden auch in der Aufgabenübersicht angezeigt. |
Rechnung in Lexoffice erstellen
Bei abgeschlossenen Vermietungen erscheint – sofern Lexoffice aktiviert ist – ein Button Rechnung in Lexoffice. Damit wird direkt ein Rechnungsentwurf in Lexoffice angelegt. Nach der Erstellung wechselt der Button zu In Lexoffice öffnen und führt direkt zum Entwurf.
Status-Badges verstehen
Übergabe- & Rückgabeprotokoll
Dokumentiere den Zustand des Equipments bei Übergabe und Rückgabe – mit Fotos, Zustandsbeschreibung und digitaler Unterschrift.
Übergabeprotokoll starten
Das Übergabeprotokoll setzt die Vermietung von „Bestätigt" auf Aktiv. Es kann nur gestartet werden, wenn die Vermietung bestätigt ist.
Zur Vermietung navigieren
Öffne die gewünschte Vermietung und wähle im Details-Tab die Schaltfläche Übergabeprotokoll starten.
Zustand dokumentieren
Beschreibe den Zustand jedes Artikels und füge optional Fotos hinzu. Lade Fotos direkt per Kamera oder Datei-Upload hoch.
Unterschrift einholen
Der Kunde unterschreibt digital auf dem Touchscreen oder der Maus. Die Unterschrift wird im Protokoll gespeichert.
Protokoll abschließen
Mit Klick auf Protokoll abschließen wechselt die Vermietung in den Status „Aktiv". Optional wird das Protokoll per E-Mail versendet.
Rückgabeprotokoll
Analog zur Übergabe – aber mit einem wichtigen Unterschied: Du kannst bei Verbrauchsmaterial die tatsächlich verbrauchten Mengen eintragen. Nach Abschluss wechselt die Vermietung zu Abgeschlossen.
Protokoll per E-Mail senden
Nach Abschluss des Protokolls kannst du es direkt an den Kunden und/oder alle Admins per E-Mail senden. Das Protokoll enthält alle Fotos, Zustandsbeschreibungen und die Unterschrift als HTML-E-Mail.
Angebote Plus & Unlimited
Erstelle professionelle Angebote direkt in der App – entweder mit dem integrierten Editor oder lade ein eigenes PDF hoch.
Angebots-Modus wählen
Beim ersten Öffnen des Angebot-Tabs wählst du zwischen zwei Modi:
📝 Editor-Modus
Erstelle das Angebot direkt in Rendesk: Positionen hinzufügen, Rabatt eingeben, MwSt-Einstellungen, Notiz. Das Angebot wird als PDF generiert und per Mail versandt.
📎 Upload-Modus
Lade ein eigenes PDF hoch (z. B. aus deiner Buchhaltungssoftware). Das PDF wird sicher gespeichert und kann per Mail versendet werden.
Angebot im Editor erstellen
Positionen hinzufügen
Suche nach Artikeln, Zubehör oder Verbrauchsmaterial aus deinem Bestand. Menge und Preis sind vorausgefüllt, können aber angepasst werden.
Rabatt (optional)
Gib einen prozentualen oder absoluten Rabatt ein. Der Gesamtbetrag wird live aktualisiert.
MwSt & Hinweise
MwSt wird entsprechend deiner Einstellungen (in Einstellungen → MwSt konfigurieren) angezeigt. Füge optional eine Notiz hinzu.
Speichern & Versenden
Speichere den Entwurf oder sende das Angebot direkt per E-Mail. Das Angebot wechselt beim Versand automatisch auf Status „Gesendet".
Angebots-Status & Synchronisation
| Angebots-Status | Effekt auf Vermietung |
|---|---|
| Entwurf | Kein Effekt, Angebot ist noch nicht versendet. |
| Gesendet | Wird beim E-Mail-Versand automatisch gesetzt. |
| Angenommen | Vermietung wechselt automatisch auf Bestätigt. |
| Abgelehnt | Vermietung wechselt automatisch auf Storniert. |
Kunden
Verwalte deine Kundenstammdaten und behalte den Überblick über alle Vermietungen pro Kunde.
Neuen Kunden anlegen
Kunden öffnen
Navigiere zu Kunden im Hauptmenü und klicke auf Neuer Kunde.
Stammdaten eintragen
Pflichtfeld ist der Name. Optional: Firma, E-Mail, Telefon und interne Notizen. Die Adresse wird strukturiert erfasst: Straße, PLZ und Ort in separaten Feldern.
Speichern
Der Kunde ist sofort verfügbar und kann bei neuen Vermietungen ausgewählt werden.
Kundendetailseite
In der Detailansicht eines Kunden siehst du alle bisherigen und laufenden Vermietungen, kannst Stammdaten bearbeiten und Notizen hinterlegen.
Lexoffice-Synchronisation
Wenn Lexoffice in den Einstellungen aktiviert ist, werden Kunden beim Speichern automatisch mit Lexoffice synchronisiert. In der Kundendetailansicht wird dann ein Link direkt zum Lexoffice-Kontakt angezeigt sowie ein Button zum manuellen erneuten Sync.
Artikel & Inventar
Pflege deinen Artikelstamm – Mietartikel, Zubehör und Verbrauchsmaterial.
Artikeltypen
| Typ | Beschreibung | Preismodell |
|---|---|---|
| Mietartikel | Hauptartikel der Vermietung, z. B. Zelt, Anhänger, Maschine. Lagerbestand wird verwaltet. | Pro Tag oder Pauschal |
| Zubehör | Ergänzungen zum Mietartikel, z. B. Kabel, Halterungen, Taschen. | Pro Tag oder Pauschal |
| Verbrauchsmaterial | Material, das verbraucht wird, z. B. Akkus, Reinigungsmittel, Kabelbinder. | Pro Einheit |
Neuen Artikel anlegen
Mietartikel öffnen
Klicke im Menü auf Mietartikel und dann auf Neuer Artikel.
Stammdaten eintragen
Name, Kategorie und Menge (wie viele Exemplare du besitzt) sind wichtig. Füge eine Beschreibung und Fotos hinzu.
Preismodell wählen
Wähle zwischen Tagespreis (wird mit der Mietdauer multipliziert) oder Pauschalpreis (fester Betrag unabhängig von der Dauer).
Einzelexemplare (optional)
Für Artikel, die du einzeln verfolgen möchtest (z. B. mit Seriennummern), kannst du Einzelexemplare anlegen.
Verfügbarkeitsprüfung
Rendesk prüft automatisch, ob ein Artikel im gewünschten Zeitraum verfügbar ist. Bei Konflikten wird die betroffene Vermietung angezeigt, damit du schnell reagieren kannst. In der Artikelliste siehst du zusätzlich eine Spalte Heute verfügbar, die anzeigt, wie viele Exemplare aktuell nicht vermietet sind.
Kategorien
Kategorien helfen dabei, deinen Artikelstamm zu strukturieren. Du kannst sie unter Einstellungen → Kategorien verwalten. Jeder Artikel kann einer Kategorie zugewiesen werden.
Aufgaben
Erstelle To-dos für dich oder dein Team – direkt an Vermietungen geknüpft oder allgemein.
Aufgabe erstellen
Aufgaben können auf zwei Wegen erstellt werden:
📋 Über Aufgaben-Menü
Navigiere zu Aufgaben und klicke auf Neue Aufgabe. Hier erstellst du allgemeine Aufgaben.
🔗 Direkt in der Vermietung
Im Aufgaben-Tab einer Vermietung erstellte Aufgaben sind automatisch mit dieser Vermietung verknüpft.
Aufgaben zuweisen
Du kannst Aufgaben einem bestimmten Benutzer zuweisen. Nicht zugewiesene Aufgaben sind für alle sichtbar. Zugewiesene Aufgaben erscheinen im Dashboard des zugewiesenen Benutzers.
Status-Übersicht
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Noch nicht begonnen. |
| In Bearbeitung | Wird gerade bearbeitet. |
| Erledigt | Abgeschlossen. Erscheint nicht mehr im Badge-Zähler. |
Monatsübersicht
Behalte den Überblick über alle Vermietungen im Kalenderformat.
Kalenderansicht
Die Monatsübersicht zeigt alle Vermietungen des ausgewählten Monats in einer Kalenderdarstellung. Du kannst zwischen Monaten navigieren und einzelne Vermietungen direkt anklicken.
Farbkodierung
Vermietungen werden farblich nach Status dargestellt – so erkennst du auf einen Blick, welche Vermietungen aktiv laufen, welche bestätigt sind und welche noch als Anfrage vorliegen.
Einstellungen
Konfiguriere Rendesk nach deinen Bedürfnissen – Firmenname, MwSt, E-Mail und mehr.
Allgemeine Einstellungen
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Firmenname | Erscheint in E-Mails, Protokollen und PDFs. |
| Adresse | Wird in Angebots-PDFs und Protokollen verwendet. |
| E-Mail-Adresse | Standard-Absenderadresse für E-Mails. |
| Währung | Wird für alle Preisanzeigen verwendet. |
Lexoffice-Anbindung
Unter Einstellungen → Lexoffice kannst du die Buchhaltungssoftware Lexoffice verbinden. Nach der Aktivierung werden Kunden automatisch synchronisiert und du kannst aus abgeschlossenen Vermietungen direkt Rechnungsentwürfe in Lexoffice erstellen.
API-Key erstellen
In Lexoffice: Einstellungen → Erweiterungen → Public API → Verwalten → Neuen API-Schlüssel erstellen.
Key in Rendesk eintragen
Füge den API-Key in die Lexoffice-Card in den Rendesk-Einstellungen ein und klicke auf Verbindung testen.
Automatische Aktivierung
Bei erfolgreichem Test wird Lexoffice automatisch aktiviert. Ab sofort werden Kunden bei jeder Speicherung synchronisiert.
Über den Button Fehlerprotokoll in der Lexoffice-Card kannst du die letzten API-Fehler einsehen (max. 50 Einträge), inklusive Direktlinks zu den betroffenen Kunden oder Vermietungen.
MwSt konfigurieren
Unter Einstellungen → Mehrwertsteuer kannst du die MwSt-Anzeige für Angebote und Protokolle konfigurieren:
MwSt aktivieren / deaktivieren
Wenn MwSt deaktiviert ist, werden keine Steuerbeträge in Angeboten ausgewiesen.
Steuersatz & Ausweis
Lege den Steuersatz fest (z. B. 19 %) und ob Preise brutto (inkl. MwSt) oder netto (zzgl. MwSt) angegeben werden.
Eigenen E-Mail-Versand (SMTP) einrichten
Für einen professionellen E-Mail-Versand unter deiner eigenen Domain kannst du einen SMTP-Server hinterlegen.
SMTP-Einstellungen öffnen
Gehe zu Einstellungen und suche den Abschnitt E-Mail / SMTP.
Zugangsdaten eintragen
SMTP-Host, Port, Benutzername und Passwort deines E-Mail-Anbieters eingeben.
Testmail senden
Klicke auf Testmail senden, um die Einstellungen zu prüfen. Bei Fehlern wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Pläne & Preise
Rendesk bietet drei Pläne für unterschiedliche Bedürfnisse.
| Feature | Free | Plus | Unlimited |
|---|---|---|---|
| Vermietungen | Begrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Kunden & Artikel | Begrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Angebote | – | ✓ | ✓ |
| Protokolle mit Fotos | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mehrere Benutzer | – | ✓ | ✓ |
Plan upgraden
Pläne aufrufen
Klicke in der App unten links auf den Upgrade-Button oder navigiere direkt zu Einstellungen → Plan.
Plan wählen
Wähle deinen gewünschten Plan. Du kannst zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wählen – jährlich spart Kosten.
Checkout abschließen
Du wirst zu Stripe weitergeleitet. Nach erfolgreicher Zahlung ist dein Plan sofort aktiv.
14 Tage Testphase (Trial)
Neue Accounts starten automatisch mit einem 14-tägigen kostenlosen Test des Unlimited-Plans. Alle Features sind während des Trials uneingeschränkt verfügbar. Nach Ablauf des Trials wechselt der Account automatisch in den Free-Plan, sofern kein Upgrade durchgeführt wurde.
Plan kündigen
Du kannst dein Abonnement jederzeit über das Kunden-Portal kündigen (erreichbar über Einstellungen → Plan → Kundenportal). Der Zugang bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums bestehen.
Benutzer & Rollen Plus & Unlimited
Lade Teammitglieder ein und vergib unterschiedliche Zugriffsrechte.
Rollen
| Rolle | Rechte |
|---|---|
| Admin | Vollzugriff auf alle Funktionen, inkl. Einstellungen, Benutzerverwaltung und Plan-Verwaltung. |
| Benutzer | Kann Vermietungen, Kunden und Aufgaben bearbeiten. Kein Zugriff auf Einstellungen und Benutzerverwaltung. |
Neuen Benutzer einladen
Benutzerverwaltung öffnen
Navigiere zu Einstellungen → Benutzer (nur als Admin sichtbar).
Neuen Benutzer anlegen
Klicke auf Benutzer hinzufügen und trage Name, E-Mail-Adresse und Rolle ein.
Zugangsdaten weitergeben
Der neue Benutzer erhält eine E-Mail mit den Zugangsdaten und kann sich anschließend einloggen und sein Passwort ändern.
Lexoffice-Integration Plus & Unlimited
Verbinde Rendesk mit deiner Lexoffice-Buchhaltung – automatischer Kunden-Sync und Rechnungserstellung direkt aus der Vermietung.
Einrichtung
API-Key in Lexoffice erstellen
In Lexoffice: Einstellungen → Erweiterungen → Public API → Verwalten → Neuen API-Schlüssel erstellen. Den angezeigten Key kopieren.
Key in Rendesk hinterlegen
In Rendesk: Einstellungen → Lexoffice-Card → API-Key einfügen → Verbindung testen klicken.
Automatische Aktivierung
Bei erfolgreichem Test wird Lexoffice sofort aktiviert. Ab jetzt werden Kunden bei jeder Speicherung automatisch synchronisiert.
Kunden-Synchronisation
Sobald Lexoffice aktiv ist, passiert bei Kunden Folgendes automatisch:
| Aktion | Was passiert |
|---|---|
| Kunde speichern / anlegen | Automatischer Sync zu Lexoffice. Neuer Kontakt wird angelegt oder bestehender aktualisiert. |
| Manueller Sync-Button | In der Kundendetailseite können Daten bei Bedarf erneut synchronisiert werden. |
| Kunde bereits verknüpft | In der Kundendetailseite erscheint ein direkter Link zum Lexoffice-Kontakt. |
Rechnungsentwurf erstellen
Bei abgeschlossenen Vermietungen erscheint – sofern Lexoffice aktiv ist – der Button Rechnung in Lexoffice. Damit wird ein Rechnungsentwurf direkt in Lexoffice angelegt, inklusive aller Positionen aus der Vermietung.
✅ Nach Erstellung
Der Button wechselt zu In Lexoffice öffnen und führt direkt zum Entwurf in Lexoffice. Der Entwurf muss dort noch manuell versendet werden.
🏠 Fehlende Adresse
Fehlt die Kundenadresse, erscheint ein Dialog zum Nachtragen direkt beim Klick auf den Button – ohne Umweg über die Kundenverwaltung.
Filter „Rechnung ausstehend"
In der Vermietungsliste gibt es – wenn Lexoffice aktiviert ist – den Statusfilter Rechnung ausstehend. Er zeigt alle abgeschlossenen Vermietungen, für die noch kein Lexoffice-Rechnungsentwurf erstellt wurde.
Fehlerprotokoll
Alle fehlgeschlagenen API-Aufrufe werden automatisch protokolliert. Das Fehlerprotokoll öffnest du unter Einstellungen → Lexoffice-Card → Fehlerprotokoll. Es zeigt die letzten 50 Fehler mit direkten Links zu den betroffenen Kunden oder Vermietungen.
Häufige Fragen (FAQ)
Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen rund um Rendesk.
Kontakt & Support
Du hast eine Frage, die hier nicht beantwortet wird? Wir helfen dir gerne weiter.
info@rendesk.de
Antwort innerhalb von 1–2 Werktagen
In-App Support
Fragezeichen-Symbol in der App
Direkter Kontakt mit Kontext
Vor dem Support-Kontakt
Um dir schnell helfen zu können, habe bitte folgende Informationen bereit:
Fehlerbeschreibung
Was genau passiert? Wann tritt das Problem auf? Gibt es eine Fehlermeldung?
Browser & Gerät
Welchen Browser und welches Gerät verwendest du? (z. B. Chrome auf Windows, Safari auf iPhone)
Kundennummer
Deine Kundennummer findest du in den Einstellungen. Sie hilft uns, deinen Account schnell zu finden.