Willkommen im Rendesk Hilfe-Center

Hier findest du Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Erklärungen zu allen Funktionen und Antworten auf häufige Fragen.

📋 Vermietung erstellen

Lerne, wie du eine neue Vermietung anlegst, Artikel zuweist und den Kunden benachrichtigst.

Zur Anleitung →

🤝 Übergabeprotokoll

Dokumentiere die Übergabe digital mit Fotos, Zustandsangaben und Unterschrift des Kunden.

Zur Anleitung →

📄 Angebot erstellen

Erstelle professionelle Angebote mit Positionen, Rabatten und MwSt. – direkt per Mail versenden.

Zur Anleitung →

⚙️ Einstellungen

Richte dein Konto ein: Firmenname, MwSt, SMTP-Mailversand und weitere Optionen.

Zur Anleitung →

Schnellstart – In 5 Minuten startklar

Diese Anleitung führt dich durch die wichtigsten Schritte, um Rendesk sofort produktiv nutzen zu können.

Schritt 1 – Konto einrichten

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Einstellungen öffnen

Navigiere im Menü zu Einstellungen. Trage deinen Firmennamen, deine Adresse und ggf. eine eigene E-Mail-Adresse ein.

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Kategorien anlegen

Gehe zu Kategorien und erstelle Gruppen für deine Artikel, z. B. „Zelte", „Beleuchtung", „Audio". Kategorien helfen bei der späteren Suche.

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Artikel anlegen

Gehe zu Mietartikel und lege deine ersten Artikel an. Gib Name, Preis und verfügbare Menge an.

Schritt 2 – Ersten Kunden anlegen

1

Kundenverwaltung öffnen

Klicke im Menü auf Kunden und dann auf Neuer Kunde.

2

Daten eintragen

Fülle Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und optional Adresse und Telefonnummer aus.

Schritt 3 – Erste Vermietung erstellen

1

Neue Vermietung

Klicke auf Vermietungen → Neue Vermietung (oder das „+"-Symbol in der Navigationsleiste).

2

Kunden & Zeitraum wählen

Wähle den Kunden aus, lege Start- und Enddatum fest und wähle Selbstabholung oder Anlieferung.

3

Artikel hinzufügen

Wähle die gewünschten Artikel, Zubehör und Verbrauchsmaterial aus. Rendesk prüft automatisch die Verfügbarkeit.

4

Speichern

Klicke auf Vermietung anlegen. Die Vermietung erhält automatisch eine Nummer und startet im Status „Anfrage".

✅

Du bist startklar! Als nächsten Schritt kannst du die Vermietung bestätigen und wenn es soweit ist, das Übergabeprotokoll starten.

Vermietungen

Das Herzstück von Rendesk – hier verwaltest du alle Mietvorgänge von der Anfrage bis zur Rückgabe.

Status-Workflow

Jede Vermietung durchläuft folgende Zustände:

Anfrage → Angebot → Bestätigt → Aktiv → Abgeschlossen

💡

Free-Plan: Der Schritt „Angebot" ist beim Free-Plan nicht verfügbar. Die Vermietung geht direkt von „Anfrage" zu „Bestätigt".

Neue Vermietung anlegen

1

Klicke auf „Neue Vermietung"

Entweder über den Button in der Übersicht oder das „+"-Symbol in der mobilen Navigation.

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Kunden auswählen

Wähle einen bestehenden Kunden aus oder lege direkt einen neuen Kunden an.

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Zeitraum & Lieferart

Lege Start- und Enddatum fest. Wähle zwischen Selbstabholung (Kunde holt selbst ab) und Anlieferung (du lieferst und holst ab). Bei Anlieferung wird die Lieferadresse abgefragt.

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Artikel & Material

Füge Mietartikel, Zubehör und Verbrauchsmaterial hinzu. Rendesk zeigt sofort Konflikte an, wenn ein Artikel in diesem Zeitraum bereits vermietet ist.

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Kaution & Notizen

Optional: Kaution hinterlegen und interne Notizen hinzufügen.

Vermietung bestätigen

Im Details-Tab der Vermietung kannst du den Status auf „Bestätigt" setzen. Damit ist die Buchung verbindlich und der Lagerbestand wird reserviert.

Die vier Reiter (Tabs)

Tab	Inhalt
Details	Kundendaten, Zeitraum, Lieferart, Status, Kaution, Notizen. Hier findet die Hauptverwaltung statt.
Material	Alle Artikel, Zubehör und Verbrauchsmaterial der Vermietung. Nachträgliches Hinzufügen oder Entfernen möglich.
Angebot	Erstelle ein Angebot mit Positionen und sende es per E-Mail. Nur im Plus- und Unlimited-Plan verfügbar.
Aufgaben	Aufgaben direkt zur Vermietung erstellen und zuweisen. Werden auch in der Aufgabenübersicht angezeigt.

Status-Badges verstehen

Anfrage Angebot Bestätigt Aktiv Abgeschlossen Storniert

ℹ️

Verfügbarkeitsprüfung: Rendesk prüft bei jeder Buchung automatisch, ob die gewählten Artikel im Zeitraum verfügbar sind. Bei Konflikten erscheint ein Hinweis mit den betroffenen Vermietungen.

Übergabe- & Rückgabeprotokoll

Dokumentiere den Zustand des Equipments bei Übergabe und Rückgabe – mit Fotos, Zustandsbeschreibung und digitaler Unterschrift.

Übergabeprotokoll starten

Das Übergabeprotokoll setzt die Vermietung von „Bestätigt" auf Aktiv. Es kann nur gestartet werden, wenn die Vermietung bestätigt ist.

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Zur Vermietung navigieren

Öffne die gewünschte Vermietung und wähle im Details-Tab die Schaltfläche Übergabeprotokoll starten.

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Zustand dokumentieren

Beschreibe den Zustand jedes Artikels und füge optional Fotos hinzu. Lade Fotos direkt per Kamera oder Datei-Upload hoch.

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Unterschrift einholen

Der Kunde unterschreibt digital auf dem Touchscreen oder der Maus. Die Unterschrift wird im Protokoll gespeichert.

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Protokoll abschließen

Mit Klick auf Protokoll abschließen wechselt die Vermietung in den Status „Aktiv". Optional wird das Protokoll per E-Mail versendet.

Rückgabeprotokoll

Analog zur Übergabe – aber mit einem wichtigen Unterschied: Du kannst bei Verbrauchsmaterial die tatsächlich verbrauchten Mengen eintragen. Nach Abschluss wechselt die Vermietung zu Abgeschlossen.

📸

Tipp: Fotos hochladen Nutze die Kamera deines Smartphones direkt in der App – kein separates Hochladen nötig. Fotos können auch vor der Unterschrift noch ergänzt werden.

Protokoll per E-Mail senden

Nach Abschluss des Protokolls kannst du es direkt an den Kunden und/oder alle Admins per E-Mail senden. Das Protokoll enthält alle Fotos, Zustandsbeschreibungen und die Unterschrift als HTML-E-Mail.

ℹ️

Protokoll nachträglich ansehen: Abgeschlossene Protokolle können jederzeit in der Vermietungsdetailseite eingesehen werden – inklusive Fotos und Unterschrift.

Angebote Plus & Unlimited

Erstelle professionelle Angebote direkt in der App – entweder mit dem integrierten Editor oder lade ein eigenes PDF hoch.

⭐

Nur in Plus und Unlimited verfügbar. Im Free-Plan ist der Angebot-Tab ausgeblendet. Upgrade unter Einstellungen → Pläne.

Angebots-Modus wählen

Beim ersten Öffnen des Angebot-Tabs wählst du zwischen zwei Modi:

📝 Editor-Modus

Erstelle das Angebot direkt in Rendesk: Positionen hinzufügen, Rabatt eingeben, MwSt-Einstellungen, Notiz. Das Angebot wird als PDF generiert und per Mail versandt.

📎 Upload-Modus

Lade ein eigenes PDF hoch (z. B. aus deiner Buchhaltungssoftware). Das PDF wird sicher gespeichert und kann per Mail versendet werden.

Angebot im Editor erstellen

1

Positionen hinzufügen

Suche nach Artikeln, Zubehör oder Verbrauchsmaterial aus deinem Bestand. Menge und Preis sind vorausgefüllt, können aber angepasst werden.

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Rabatt (optional)

Gib einen prozentualen oder absoluten Rabatt ein. Der Gesamtbetrag wird live aktualisiert.

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MwSt & Hinweise

MwSt wird entsprechend deiner Einstellungen (in Einstellungen → MwSt konfigurieren) angezeigt. Füge optional eine Notiz hinzu.

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Speichern & Versenden

Speichere den Entwurf oder sende das Angebot direkt per E-Mail. Das Angebot wechselt beim Versand automatisch auf Status „Gesendet".

Angebots-Status & Synchronisation

Angebots-Status	Effekt auf Vermietung
Entwurf	Kein Effekt, Angebot ist noch nicht versendet.
Gesendet	Wird beim E-Mail-Versand automatisch gesetzt.
Angenommen	Vermietung wechselt automatisch auf Bestätigt.
Abgelehnt	Vermietung wechselt automatisch auf Storniert.

ℹ️

Bidirektionale Sync: Wenn du eine Vermietung manuell bestätigst, wird das Angebot automatisch auf „Angenommen" gesetzt – und umgekehrt.

Kunden

Verwalte deine Kundenstammdaten und behalte den Überblick über alle Vermietungen pro Kunde.

Neuen Kunden anlegen

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Kunden öffnen

Navigiere zu Kunden im Hauptmenü und klicke auf Neuer Kunde.

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Stammdaten eintragen

Pflichtfeld ist der Name. Optional: Firma, E-Mail, Telefon, Adresse und interne Notizen.

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Speichern

Der Kunde ist sofort verfügbar und kann bei neuen Vermietungen ausgewählt werden.

Kundendetailseite

In der Detailansicht eines Kunden siehst du alle bisherigen und laufenden Vermietungen, kannst Stammdaten bearbeiten und Notizen hinterlegen.

💡

Tipp: Kunden können auch direkt beim Erstellen einer neuen Vermietung angelegt werden – du musst nicht erst zurück zur Kundenliste.

Artikel & Inventar

Pflege deinen Artikelstamm – Mietartikel, Zubehör und Verbrauchsmaterial.

Artikeltypen

Typ	Beschreibung	Preismodell
Mietartikel	Hauptartikel der Vermietung, z. B. Zelt, Anhänger, Maschine. Lagerbestand wird verwaltet.	Pro Tag oder Pauschal
Zubehör	Ergänzungen zum Mietartikel, z. B. Kabel, Halterungen, Taschen.	Pro Tag oder Pauschal
Verbrauchsmaterial	Material, das verbraucht wird, z. B. Akkus, Reinigungsmittel, Kabelbinder.	Pro Einheit

Neuen Artikel anlegen

1

Mietartikel öffnen

Klicke im Menü auf Mietartikel und dann auf Neuer Artikel.

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Stammdaten eintragen

Name, Kategorie und Menge (wie viele Exemplare du besitzt) sind wichtig. Füge eine Beschreibung und Fotos hinzu.

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Preismodell wählen

Wähle zwischen Tagespreis (wird mit der Mietdauer multipliziert) oder Pauschalpreis (fester Betrag unabhängig von der Dauer).

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Einzelexemplare (optional)

Für Artikel, die du einzeln verfolgen möchtest (z. B. mit Seriennummern), kannst du Einzelexemplare anlegen.

Verfügbarkeitsprüfung

Rendesk prüft automatisch, ob ein Artikel im gewünschten Zeitraum verfügbar ist. Bei Konflikten wird die betroffene Vermietung angezeigt, damit du schnell reagieren kannst.

Kategorien

Kategorien helfen dabei, deinen Artikelstamm zu strukturieren. Du kannst sie unter Einstellungen → Kategorien verwalten. Jeder Artikel kann einer Kategorie zugewiesen werden.

Aufgaben

Erstelle To-dos für dich oder dein Team – direkt an Vermietungen geknüpft oder allgemein.

Aufgabe erstellen

Aufgaben können auf zwei Wegen erstellt werden:

📋 Über Aufgaben-Menü

Navigiere zu Aufgaben und klicke auf Neue Aufgabe. Hier erstellst du allgemeine Aufgaben.

🔗 Direkt in der Vermietung

Im Aufgaben-Tab einer Vermietung erstellte Aufgaben sind automatisch mit dieser Vermietung verknüpft.

Aufgaben zuweisen

Du kannst Aufgaben einem bestimmten Benutzer zuweisen. Nicht zugewiesene Aufgaben sind für alle sichtbar. Zugewiesene Aufgaben erscheinen im Dashboard des zugewiesenen Benutzers.

Status-Übersicht

Status	Bedeutung
Offen	Noch nicht begonnen.
In Bearbeitung	Wird gerade bearbeitet.
Erledigt	Abgeschlossen. Erscheint nicht mehr im Badge-Zähler.

🔔

Badge-Anzeige: Offene Aufgaben werden in der Navigation als Badge angezeigt. So siehst du auf einen Blick, wie viele Aufgaben noch offen sind.

Monatsübersicht

Behalte den Überblick über alle Vermietungen im Kalenderformat.

Kalenderansicht

Die Monatsübersicht zeigt alle Vermietungen des ausgewählten Monats in einer Kalenderdarstellung. Du kannst zwischen Monaten navigieren und einzelne Vermietungen direkt anklicken.

Farbkodierung

Vermietungen werden farblich nach Status dargestellt – so erkennst du auf einen Blick, welche Vermietungen aktiv laufen, welche bestätigt sind und welche noch als Anfrage vorliegen.

💡

Tipp: Die Monatsübersicht eignet sich besonders gut als tägliche Startseite – du siehst sofort alle anstehenden Übergaben und Rückgaben.

Einstellungen

Konfiguriere Rendesk nach deinen Bedürfnissen – Firmenname, MwSt, E-Mail und mehr.

Allgemeine Einstellungen

Einstellung	Beschreibung
Firmenname	Erscheint in E-Mails, Protokollen und PDFs.
Adresse	Wird in Angebots-PDFs und Protokollen verwendet.
E-Mail-Adresse	Standard-Absenderadresse für E-Mails.
Währung	Wird für alle Preisanzeigen verwendet.

MwSt konfigurieren

Unter Einstellungen → Mehrwertsteuer kannst du die MwSt-Anzeige für Angebote und Protokolle konfigurieren:

MwSt aktivieren / deaktivieren

Wenn MwSt deaktiviert ist, werden keine Steuerbeträge in Angeboten ausgewiesen.

Steuersatz & Ausweis

Lege den Steuersatz fest (z. B. 19 %) und ob Preise brutto (inkl. MwSt) oder netto (zzgl. MwSt) angegeben werden.

Eigenen E-Mail-Versand (SMTP) einrichten

Für einen professionellen E-Mail-Versand unter deiner eigenen Domain kannst du einen SMTP-Server hinterlegen.

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SMTP-Einstellungen öffnen

Gehe zu Einstellungen und suche den Abschnitt E-Mail / SMTP.

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Zugangsdaten eintragen

SMTP-Host, Port, Benutzername und Passwort deines E-Mail-Anbieters eingeben.

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Testmail senden

Klicke auf Testmail senden, um die Einstellungen zu prüfen. Bei Fehlern wird eine Fehlermeldung angezeigt.

⚠️

Hinweis: Ohne eigene SMTP-Einstellungen versendet Rendesk E-Mails über den globalen Rendesk-Mailserver. Für einen professionellen Auftritt empfehlen wir, SMTP mit deiner eigenen Domain zu konfigurieren.

Pläne & Preise

Rendesk bietet drei Pläne für unterschiedliche Bedürfnisse.

Feature	Free	Plus	Unlimited
Vermietungen	Begrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt
Kunden & Artikel	Begrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt
Angebote	–	✓	✓
Protokolle mit Fotos	✓	✓	✓
Mehrere Benutzer	–	✓	✓

Plan upgraden

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Pläne aufrufen

Klicke in der App unten links auf den Upgrade-Button oder navigiere direkt zu Einstellungen → Plan.

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Plan wählen

Wähle deinen gewünschten Plan. Du kannst zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wählen – jährlich spart Kosten.

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Checkout abschließen

Du wirst zu Stripe weitergeleitet. Nach erfolgreicher Zahlung ist dein Plan sofort aktiv.

14 Tage Testphase (Trial)

Neue Accounts starten automatisch mit einem 14-tägigen kostenlosen Test des Unlimited-Plans. Alle Features sind während des Trials uneingeschränkt verfügbar. Nach Ablauf des Trials wechselt der Account automatisch in den Free-Plan, sofern kein Upgrade durchgeführt wurde.

Plan kündigen

Du kannst dein Abonnement jederzeit über das Kunden-Portal kündigen (erreichbar über Einstellungen → Plan → Kundenportal). Der Zugang bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums bestehen.

Benutzer & Rollen Plus & Unlimited

Lade Teammitglieder ein und vergib unterschiedliche Zugriffsrechte.

Rollen

Rolle	Rechte
Admin	Vollzugriff auf alle Funktionen, inkl. Einstellungen, Benutzerverwaltung und Plan-Verwaltung.
Benutzer	Kann Vermietungen, Kunden und Aufgaben bearbeiten. Kein Zugriff auf Einstellungen und Benutzerverwaltung.

Neuen Benutzer einladen

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Benutzerverwaltung öffnen

Navigiere zu Einstellungen → Benutzer (nur als Admin sichtbar).

2

Neuen Benutzer anlegen

Klicke auf Benutzer hinzufügen und trage Name, E-Mail-Adresse und Rolle ein.

3

Zugangsdaten weitergeben

Der neue Benutzer erhält eine E-Mail mit den Zugangsdaten und kann sich anschließend einloggen und sein Passwort ändern.

ℹ️

Passwort zurücksetzen: Benutzer können ihr Passwort über die Login-Seite (Passwort vergessen) selbst zurücksetzen. Admins können das Passwort auch direkt in der Benutzerverwaltung ändern.

Häufige Fragen (FAQ)

Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen rund um Rendesk.

Warum kann ich keine Vermietung anlegen?

Im Free-Plan ist die Anzahl der Vermietungen begrenzt. Wenn du das Limit erreicht hast, musst du auf Plus oder Unlimited upgraden. Du findest den Upgrade-Button unten links in der App oder unter Einstellungen → Plan.

Ich sehe den Angebot-Tab nicht. Was ist das Problem?

Angebote sind nur im Plus- und Unlimited-Plan verfügbar. Wenn du den Free-Plan nutzt, ist der Angebot-Tab ausgeblendet. Führe ein Upgrade durch, um Angebote nutzen zu können.

Wie starte ich das Übergabeprotokoll?

Die Vermietung muss sich im Status „Bestätigt" befinden. Öffne die Vermietungsdetails und klicke im Details-Tab auf „Übergabeprotokoll starten". Der Button erscheint nur, wenn die Vermietung bestätigt und noch nicht aktiv ist.

Warum erhalte ich keine E-Mails aus Rendesk?

Prüfe zunächst deinen Spam-Ordner. Wenn du einen eigenen SMTP-Server konfiguriert hast, überprüfe die Zugangsdaten unter Einstellungen → E-Mail. Beim Systemversand (ohne eigene SMTP) kann es selten zu Verzögerungen kommen. Bei anhaltenden Problemen wende dich bitte an den Support.

Kann ich Rendesk auf dem Smartphone nutzen?

Ja, Rendesk ist vollständig für Mobile optimiert. Die App verfügt über eine eigene Mobile-Navigation (Bottom-Bar). Du kannst Rendesk direkt im Browser auf iOS und Android nutzen – kein App-Download nötig.

Wie ändere ich meinen Firmennamen oder meine Adresse?

Gehe zu Einstellungen (im Menü links unten) und bearbeite den Abschnitt „Allgemeine Einstellungen". Die Änderungen werden in künftigen E-Mails und PDFs übernommen. Bereits versendete Dokumente werden nicht rückwirkend geändert.

Kann ich eine Vermietung nach der Bestätigung noch ändern?

Ja, bestätigte Vermietungen können weiterhin bearbeitet werden. Datum, Artikel und Notizen sind änderbar. Lediglich bei abgeschlossenen Vermietungen sind Änderungen eingeschränkt, da das Rückgabeprotokoll bereits abgeschlossen ist.

Was passiert mit meinen Daten nach dem Trial?

Deine Daten bleiben erhalten. Nach Ablauf des 14-tägigen Trials wechselt dein Account in den Free-Plan. Du kannst weiterhin auf bestehende Daten zugreifen, bist aber auf die Free-Limits beschränkt. Mit einem Upgrade hast du sofort wieder vollen Zugriff.

Wie kann ich mein Konto kündigen?

Das Abonnement kann über das Stripe-Kundenportal gekündigt werden (Einstellungen → Plan → Kundenportal öffnen). Die Kündigung wird zum Ende des Abrechnungszeitraums wirksam. Für die vollständige Löschung deines Accounts wende dich bitte an info@rendesk.de.

Rendesk zeigt einen Verfügbarkeitskonflikt an – was nun?

Ein Konfliktsymbol weist darauf hin, dass derselbe Artikel im gleichen Zeitraum bereits in einer anderen Vermietung eingeplant ist. Du siehst die betroffene Vermietung direkt im Hinweis. Passe entweder den Zeitraum an, ändere die Menge oder koordiniere mit der anderen Vermietung.

Kontakt & Support

Du hast eine Frage, die hier nicht beantwortet wird? Wir helfen dir gerne weiter.

⚡

Schnellster Weg: Das Support-Formular erreichst du direkt in der App über das Fragezeichen-Symbol in der Sidebar. Deine Anfrage enthält automatisch alle relevanten Kontextinformationen (Plan, Account-ID), sodass wir dir schneller helfen können.

E-Mail

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Antwort innerhalb von 1–2 Werktagen

In-App Support

Fragezeichen-Symbol in der App
Direkter Kontakt mit Kontext

Vor dem Support-Kontakt

Um dir schnell helfen zu können, habe bitte folgende Informationen bereit:

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Fehlerbeschreibung

Was genau passiert? Wann tritt das Problem auf? Gibt es eine Fehlermeldung?

✓

Browser & Gerät

Welchen Browser und welches Gerät verwendest du? (z. B. Chrome auf Windows, Safari auf iPhone)

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Kundennummer

Deine Kundennummer findest du in den Einstellungen. Sie hilft uns, deinen Account schnell zu finden.